Freelance vs Agenzia vs Team Interno: Pro, Contro, Costi Reali

Un'azienda di componentistica industriale, una quarantina di dipendenti, ha deciso tre anni fa che era ora di internalizzare lo sviluppo. Hanno assunto due developer, comprato le licenze di Visual Studio, allestito le postazioni. Il server per l'ambiente di sviluppo l'hanno messo sotto la scrivania dell'amministrazione perché era l'unica stanza con l'aria condizionata sempre accesa.

Dopo diciotto mesi i due developer se ne sono andati. Uno ha trovato un'offerta migliore altrove, l'altro si è messo in proprio. L'azienda si è ritrovata con un gestionale interno scritto in PHP 5.6 (già vecchio quando l'hanno iniziato), un sito da aggiornare che nessuno sapeva toccare, e quel server sotto la scrivania che ogni tanto si spegneva quando qualcuno urtava la ciabatta con i piedi. Hanno chiamato un'agenzia per sistemare il casino. Adesso pagano un canone mensile che è il triplo di quello che spendevano prima con un freelance.

Questa storia la racconto perché è la stessa che sento ripetere continuamente. Cambiano i nomi, cambiano le città, ma il copione è sempre quello. E quasi sempre il problema è lo stesso: hanno scelto in base a quello che volevano sentirsi dire, non in base a quello che aveva senso per la loro situazione.

Il freelance è una persona. Una. Questo è il punto di partenza per capire tutto il resto.

Quando funziona, funziona molto bene. Comunicazione diretta, niente passaggi intermedi, chi prende le decisioni tecniche è lo stesso che scrive il codice. Ho clienti con cui lavoro da anni che non mi cambierebbero per nessun motivo, e il motivo è semplice: sanno che quando mi scrivono rispondo io, non un account manager che deve "verificare con il reparto tecnico".

Il problema è che il freelance ha ventiquattro ore al giorno come tutti. Se si ammala il progetto si ferma. Se ha altri clienti con deadline, il tuo progetto rallenta. Se decide di cambiare lavoro, chiudere partita IVA, trasferirsi in Spagna, tu devi ricominciare con qualcun altro.

Il costo orario di un freelance è generalmente più basso di quello di un'agenzia, ma questo non significa che il progetto costi meno. E qui devo dire una cosa scomoda: se il preventivo di un freelance è molto più basso degli altri, c'è un motivo. Poca esperienza. Troppi clienti. Prezzi sottocosto per acquisire lavoro. Il motivo lo scopri dopo, quando è troppo tardi. Lo so perché ci sono passato anch'io: all'inizio accettavo progetti a prezzi ridicoli pur di lavorare. Poi mi sono accorto che a quei prezzi attiravo solo clienti che sarebbero diventati problemi. Quelli che cambiano idea ogni tre giorni, che spariscono per settimane e poi pretendono tutto subito, che non pagano il saldo. Ho smesso, e stranamente ho iniziato a lavorare meglio.

Ho visto freelance sparire nel nulla a progetto iniziato. Uno aveva preso un anticipo di duemila euro e poi ha smesso di rispondere alle email. Il cliente ha provato a chiamarlo per settimane. Alla fine ha scoperto che aveva chiuso la partita IVA e si era fatto assumere da un'azienda. I duemila euro li ha persi.

Il freelance ha senso quando il progetto è contenuto, quando vuoi un rapporto diretto, quando hai già lavorato con quella persona o hai referenze solide. Ha meno senso quando hai fretta, quando il progetto richiede competenze diverse, o quando non puoi permetterti che quella persona sparisca.

Qui devo essere diretto: la maggior parte delle agenzie web sotto i dieci dipendenti è body rental travestito da struttura. Hanno un commerciale, un project manager, e poi girano il lavoro a freelance esterni che non incontrerai mai. Paghi il markup dell'agenzia per avere lo stesso freelance che avresti potuto contattare direttamente, ma con un intermediario in mezzo che complica le comunicazioni.

Ce ne sono di serie, ovviamente. Agenzie con team interni veri, processi rodati, competenze distribuite. Ma sono la minoranza. E costano di conseguenza.

Il problema che vedo più spesso con le agenzie è la distanza tra chi vende e chi fa. Parli con qualcuno che capisce le tue esigenze, sembra competente, ti rassicura. Firmi. Poi il lavoro finisce in mano a qualcuno che non hai mai incontrato e che ha letto il brief di corsa tra un progetto e l'altro. Ogni comunicazione passa attraverso filtri. Tu scrivi al project manager, che scrive allo sviluppatore, che risponde al project manager, che riformula e ti risponde. Nel passaggio si perde sempre qualcosa.

Un'agenzia web, quattro persone, mi ha contattato l'anno scorso per collaborare su un progetto. Volevano che facessi lo sviluppo frontend mentre loro "gestivano il cliente". In pratica avrei fatto il lavoro, loro avrebbero preso il 40% per mandare email avanti e indietro. Ho rifiutato. Quel cliente avrebbe pagato il 40% in più per avere un intermediario che non aggiungeva nulla.

L'agenzia ha senso quando il progetto è complesso e richiede competenze diverse già integrate: strategia, design, sviluppo, SEO. Quando hai bisogno di una struttura che risponda anche se una persona è in ferie. Quando preferisci un contratto con una società piuttosto che con una persona fisica. Ma se il progetto è un sito vetrina e l'agenzia ti chiede quindicimila euro, stai pagando l'ufficio in centro e le riunioni inutili, non lo sviluppo.

Lo dico subito: la maggior parte delle PMI italiane non dovrebbe avere sviluppatori interni. So che suona drastico, ma è quello che vedo succedere nella pratica.

Il primo problema è trovarli. Gli sviluppatori bravi hanno molte opzioni e preferiscono aziende tech dove possono crescere, confrontarsi con colleghi, lavorare su progetti interessanti. Convincere un developer senior a lavorare per un'azienda di serramenti o di logistica richiede stipendi molto competitivi. E anche così, spesso accettano solo developer junior che hanno bisogno di supervisione. Ma non c'è nessuno interno che possa supervisionarli, perché è il primo developer che assumono.

Il secondo problema è tenerli. Il mercato degli sviluppatori è drogato. Ogni sei mesi arriva qualcuno su LinkedIn con un'offerta migliore. Un developer che dopo due anni conosce tutti i sistemi aziendali ha un valore enorme per te, ma anche un potere contrattuale che userà. Quando se ne va, e se ne andrà, porta con sé conoscenze che non sono documentate da nessuna parte. Quell'azienda che ti raccontavo all'inizio? Nessuno dei due developer aveva scritto una riga di documentazione. Usavano ancora SVN invece di Git perché "funzionava". Quando sono andati via, l'agenzia che è subentrata ha impiegato tre mesi solo per capire come era fatto il sistema.

Il terzo problema sono i costi reali. Stipendio lordo, contributi, TFR, ferie, malattia, formazione, hardware, licenze software. Un developer da 35.000 euro netti ne costa all'azienda quasi 60.000 all'anno. E quel developer lavora solo per te, anche quando non c'è niente di urgente. Un freelance lo paghi quando serve. Un dipendente lo paghi sempre.

Il team interno ha senso solo se lo sviluppo software è parte centrale del tuo business. Se vendi software, se il tuo prodotto è digitale, se hai bisogno di sviluppo continuo ogni giorno. Per tutti gli altri, è un costo fisso che non si ripaga.

Tutti chiedono "quale opzione è migliore". La domanda giusta è: cosa succede quando va male?

Il freelance sparisce: hai accesso al codice? Sai dove è hostato il sito? Hai le credenziali? Se la risposta è no, stai costruendo su sabbie mobili. Pretendi tutto in chiaro prima di iniziare, per iscritto. Se il freelance si rifiuta, è un segnale.

L'agenzia chiude o aumenta i prezzi: puoi portare il progetto altrove? Il codice è tuo o è su sistemi proprietari? Ho visto aziende bloccate per anni con agenzie mediocri perché il sito era su un CMS proprietario che solo quell'agenzia sapeva gestire. Ogni modifica costava centinaia di euro. Non potevano andarsene senza rifare tutto da zero.

Il developer interno se ne va: qualcun altro sa come funziona quello che ha costruito? C'è documentazione? Il codice è leggibile o è un castello di carte che sta in piedi per miracolo? Se la risposta ti mette ansia, hai già la risposta.

Poi c'è la zona grigia, quella dei progetti di media complessità dove potresti andare sia con un freelance esperto che con un'agenzia piccola. Su questa non ho una risposta pulita. Ho visto freelance gestire progetti da cinquantamila euro meglio di agenzie strutturate, e ho visto agenzie da tre persone fare un lavoro che un freelance da solo non avrebbe potuto fare. Non ho ancora capito cosa fa la differenza. Forse le persone. Forse il momento. Forse fortuna.

Se il tuo budget è sotto i cinquemila euro per un sito, le opzioni realistiche sono due: un freelance serio o un template con qualcuno che lo configura. Tutto il resto sono promesse che non verranno mantenute. Non esistono agenzie che fanno lavori seri a tremila euro. Se ti dicono di sì, o fanno body rental con freelance sottopagati, o tagliano su qualcosa che scoprirai dopo.

Quello che vedo fare sempre è scegliere in base al prezzo del preventivo. Il preventivo più basso vince. Poi dopo sei mesi chiamano qualcun altro per sistemare i danni, e spendono il triplo.

Quell'azienda alla fine ha trovato un equilibrio. Hanno un'agenzia per la manutenzione ordinaria e chiamano un freelance quando serve qualcosa di specifico. Il team interno non lo ricostituiranno. Il titolare me l'ha detto chiaramente: "Ho capito che gestire sviluppatori non è il mio mestiere". Il server sotto la scrivania dell'amministrazione l'hanno buttato. Adesso è tutto in cloud.

Non c'è una risposta giusta per tutti. C'è la risposta giusta per la tua situazione, che dipende da cosa devi fare, quanto puoi spendere, e quanto rischio puoi assorbire. Ma se dopo aver letto tutto questo la tua unica domanda è ancora "sì ma quanto costa", probabilmente non sei pronto a fare questa scelta. E forse è meglio che aspetti.

Se vuoi capire se sono la persona giusta per il tuo progetto, richiedi una consulenza.

Ti rispondo io, non un form automatico.

Questo articolo fa parte della serie Scegliere il Partner Giusto.

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